Las herramientas del proyecto y los procesos de recogida, recopilación y análisis de los datos conducir a que los datos se usen con fines de aprendizaje y mejora. Como se indica en este sitio web, se debe fomentar el aprendizaje y la reflexión críticos para contribuir a mejorar la toma de decisiones y a ajustar el proyecto en función de los resultados que se persiguen (p. ej., revisar la Teoría del Cambio). Se sugiere fijar plazos para la presentación de los informes internos clave, puntos de reflexión, así como otros hitos de presentación de informes (a donantes o partes interesadas, por ejemplo).

Las reflexiones honestas y abiertas a distintos niveles de la organización contribuyen al aprendizaje y la mejora continua.

Para incorporar la toma de decisiones basada en datos en CIVICUS y tener en cuenta nuestros resultados anuales a la hora de analizar nuestro desempeño, teníamos que asegurarnos de que todo el personal tuviera la oportunidad de participar en el proceso de análisis de los datos y en la decisión sobre la presentación de esa información a la dirección, la junta directiva y las partes interesadas externas. Por tanto, entre agosto y septiembre de 2018 adoptamos un nuevo Proceso de reflexión sobre el impacto que constituye la base de la prueba, el análisis y la generación de aprendizaje en relación con nuestro marco de rendición de cuentas y nuestra historia de desempeño (es decir, nuestro marco de resultados de estrategia). Este proceso bianual (enero/febrero y agosto/septiembre) nos permite mantener debates objetivos en varios niveles de la organización sobre lo que se ha logrado y lo que no, por qué y cómo debemos cambiar o corregir nuestro rumbo estratégicamente La dirección revisa los resultados de cada proyecto, y el personal de seguimiento y evaluación documenta los logros en relación con los objetivos estratégicos de la organización.

Esta herramienta enlaza bien con el último paso de este conjunto de herramientas —“Comunicar”—, puesto que las Reflexiones sobre el impacto nos ayudan a identificar contenido y análisis de nuestros resultados para incluir en los informes anuales de CIVICUS dirigidos al Equipo Superior de Dirección, los donantes, la junta directiva, la membresía, etc. El siguiente gráfico contiene más información sobre el proceso.